準備及規劃簡報的小袐訣(3)

原文作者：Garr Reynolds (原文出處）

翻譯：Jeff

本文獲原作者授權翻譯，在未獲允許狀況下，請勿任意引用.

8. 您能通過電梯測試嗎 ?

用電梯測試法來檢查您的訊息是否清晰，這個練習將強迫您在 30~40秒內，將您的想法推銷出去。想像一下這個情境：您已經安排好跟產業界的龍頭見面，要跟他推銷您的一個新構想，該公司在這個專業領域已是世界頂尖，他們除了資金充足外，見面的時間也很不好安排，這對您而言是一個千載難逢的機會，因為如果能得到他們領導團隊的認可，您就幾乎成功了。當您剛扺達副總裁辦公室的門口時，副總裁突然手拿公事包及大衣走出來，嚴肅的說： “很抱歉，我們剛好有急事要出門．我們一起走到大廳去，邊走邊講．．．．．”，想像一下這一幕，您有辦法在電梯抵達1樓並走到停車場前，跟副總裁推銷您的想法嗎？您確定可以嗎？這個場景並不令人喜歡，但卻是可能發生的。為什麼這個測試很重要呢？我們來假設一下：譬如說您在無預警的狀況下，被要求將簡報時間從20分鐘縮為10分鐘（或是從1個小時縮減為30分鐘），您能做到嗎？真的嗎？也許您永遠也不會遇到這種狀況，但強迫您面對這個情況，將可以使您想傳達的內容更嚴謹而清晰。

“I Can See You Naked” 的作者 Ron Hoff 提醒我們：在簡報規劃的階段，您應該要能通過所謂的 “David Belasco” 測試，David Belasco 是一位成功的製作人，他認為所有成功作品的核心理念，必需要能用簡單的文句，寫在小小的名片背後。您可以試試看，是否能將您簡報的內容濃縮成菁華，寫在一張名片的後面？如果您做不到，那麼您可能需要再想一想，您簡報內容的核心到底是什麼？上述的這二個方法，是您在打開 PowerPoint (或Keynote )之前，一定要作的事情之一。

行銷的理論與實踐

修過企管的人一定修過行銷管理，修過行銷管理的人也一定知道什麼是4P：也就是產品(Porduct)、價格(Price)、通路(Place)、促銷(Promotion)。也許更進一步，您還讀過更多不同的理論，如消費者行為、策略管理、電子商務、創新研發管理．．．．．許許多多的專業科目。即使您早已離開學校，但類似波特的5力分析（競爭策略環境分析用）、三個一般化策略（低成本、差異化、利基市場），或是紫牛（強調差異化產品）、或是前二年流行的藍海策略（差異化 + 低成本）等這些書藉，您即使沒看過，也可能聽說過。但看過、讀過、討論過．．．．如果有機會，您真的知道，怎麼實踐這一切嗎？

如何準備一場精彩的簡報

最近手邊剛好有幾場課程及演講，即將於月底及下個月初登場．所以最近常常需要花時間設計課程，或是準備簡報．接下來就跟大家分享，jeff 準備簡報的流程及技巧．

1.確定主題、聽眾及目標

簡報主題是什麼？誰聽？有多少人會參加？層級如何？時間限制？聽眾的程度？這次簡報的目標為何？這些都會影響後續的準備。在簡報前，應儘可能多收集這些相關資料，做好簡報前的設定及準備。

特別是時間因素．有多少時間，就講多少話。如果時間很短．那麼就只講重點。相信我，讓聽眾聽到＆記得３個重點的簡報，遠比您說了 10 個重點，卻什麼都沒記住的簡報要來的好。

再談 類“高橋流”

上一篇我們提到 “高橋流”，事實上在國外還有幾個近似的風格，最有名的叫 “萊斯格流”(Lessig Method) ，這是史丹佛法學院教授Lawrence Lessig 所建立之風格

跟高橋流相近的地方是，二者都用大量的投影片，也大都採用單純的字形來作為投影片的主體。

但是相對起來，高橋流用的字形更大膽（Size 更大），字形大小的變化更大。您可以參考下面的圖片，會有一個大概的觀念。（原始投影片出處，檔案 8M）

簡報技巧之高橋流

在 Google 上面，打上高橋流，應該會出現很多跟高橋流 (Takahashi Method) 相關的資料．

這是由日本的程式設計師 & Ruby 協會會長高橋征義先生，所推廣（註1）的一種簡報及投影片製作技巧。簡單來說，高橋流有以下的特色：

．投影片大多用文字構成，背景單純，少用圖片
．利用文字的大小，及出現節奏的變換，來達成投影片效果
．一般採用巨大文字（如Size 50，甚至Size 100以上）
．投影片數量多，每張投影片只出現幾秒

少即是多.多即是少

聽到這句話，有朋友可能以為現在不是在教簡報技巧，而是在學禪。

不過大家倒是可以思考一下：我們在簡報時要關注的重點，到底是什麼？是給的多？還是聽眾記的多？暸解的多？

人很奇妙，您給的少，他就會記得多。您給的多，他反而會記得少

先知總是被嘲笑

有時候，您有一些特別的想法，或是自認為很不錯的創意。您興奮的要跟朋友討論，或是跟公司提案．．．．得到的答案卻是：

“你太異想天開了吧？”
“好好作自己的事吧！”
“這不可能吧？”
“哈哈．．．哈哈哈．．．”

別難過，也別灰心．說不定您就是先知呢!

傑夫很忙

周杰倫有一首歌叫 "牛仔很忙"，我引用他的歌名，叫 "傑夫很忙" (嗯．．． Jeff 聽起來，還真有點像牛仔的名字）

一個禮拜的第一天，湖口東元電機簡報技巧課程，Jeff 上的很高興，學員也學的很愉快（當然，課後問卷滿意度 100%, 推薦度 100%）．．．．．，Jeff 穿著西裝，光鮮亮麗，在 ETblue 的協助下（感謝 ETBlue，幫助課程可以更順暢的完成），成功的完成了另一個 1000 大企業的訓練課程，一切都十分美好．．．．．這些叫表象．

準備及規劃簡報的小袐訣(2)

原文作者：Garr Reynolds (原文出處）

翻譯：Jeff

本文獲原作者授權翻譯，在未獲允許狀況下，請勿任意引用．

5．抓出您的簡報重點



在開始規劃簡報時，我建議您用 "傳統" 的方式，而不是一開始就使用 PowerPoint (或是 Keynote) 來規劃簡報。一些最好的簡報者經常都是用紙跟筆，將他們的想法或構思描繪下來。以我個人而言，我用辦公室裡的超大白板來記錄想法（當我在Apple的時候，我有一整面牆用來取代白板!）. 白板讓我可以不受拘束而自在的創造，我也可以後退一步，遠看著白板，回顧一下整場簡報的重點及構想，想像一下未來進 Power Point 操作時時 ，要如何呈現投影片及簡報的流程．另外，當我將關鍵重點寫下，並形成簡報大綱及架構後，我可以很快的將大概的 idea用手畫出來，像是未來可能會出現於PowerPoint的圖表或照片，我都會先傳統的方法畫出來。雖然在簡報時，我們也許會使用電腦科技來呈現。但是要能成功與聽眾溝通，並且達成說服、銷售、或是傳達資訊的效果，這些動作可不是電腦或數位工具就可以作到的，仍要依靠傳統的作法才能做到．

TRY & TRY …. & TRY

因為想寫一系列有關於”簡報技巧”的相關文章，除了將自己的知識跟經驗寫下來外，也還需要不斷的看一些國外的文件（最棒的是：常常有 “英雄所見略同” 的感覺），以擴大自己的經驗跟看法的廣度。

某天看到一篇很棒的文章，是從國外翻譯過來的，我寫信去向譯者請求授權，沒想到先是石沈大海很久很久，然後．．．只得到部份允許，要看全文仍得連結回去。雖然我暸解譯者的辛苦，也非常的尊重寫作的智慧財產權（當您也成為作者，您就知道了）。不過這樣對部落格的讀者畢竟有點不太方便，因此我必需找個不同的解決方法。

泡一杯自己的 ESPRESSO

原撰寫日期：2007/6/24

我喜歡喝咖啡，特別是義式濃縮咖啡（Espresso），基本上，跟一般的咖啡比起來，Espresso可以算是咖啡”膏”，雖然只有30cc（正常咖啡的1/5不到），不過所有的精華都在裡面了，而且濃稠香醇，那種口感是一般的咖啡遠遠做不到的．（所以，義大利人把一般的美式咖啡，笑稱為Dirty Water．我喝習慣以後，才知道意義何在）

準備及規劃簡報的小袐訣(1)

原文作者：Garr Reynolds (原文出處）

翻譯：Jeff

本文獲原作者授權翻譯，在未獲允許狀況下，請勿任意引用．



1.從結果開始思考

在您打開Power Point之前，請坐下來好好的想一想：在您簡報當天，您真正想談的重點是什麼？為什麼您會被邀請來做這場簡報呢？以您自己的角度而言，您希望聽眾在聽完簡報後，能夠帶走是那些最重要的觀念呢？我們以50分鐘的簡報作為例子，請記住，即使您是被邀請去作資訊分享，但聽眾也不會希望只是在簡報中聽到資訊的轉達。因為如果聽眾可以從手冊、傳單、書面資料、研討會、或是正式一點的簡報中去取得這些資訊，並不需要花時間坐在這邊聽簡報。（Jeff 註：切記，簡報不是用來傳達資料，而是用來說服聽眾。)

慣性與思考

今天參加了一場企業的讀書會，有聽到一個很棒的故事，也跟大家分享。

科學家把5隻猴子關在一起，裡面放一堆香蕉。重點是，香蕉連接了一個機關，如果有猴子把香蕉拿起來，天花板就會噴水下來，把每一隻猴子淋的濕答答。

第一隻猴子衝過去要拿香蕉，啪！水就灑下來了．不止那隻猴子嚇跑，其它的四隻也淋的濕答答。

香港行．雜想

 不同文化．養小孩的差異

今天一行4個人，帶著小小 Jack 出門．

Jack 才不過出生2個月，父母就帶他東奔西跑，逛街、搭地鐵、登山，樣樣都來。在家裡冷氣也是開超強的，也沒看到 Jack 包的像肉棕一樣（同樣的狀況在台灣，Jack 可能會全身被包起來）。朋友說：小朋友本來就應該讓他提早接觸不同的狀況，這樣免疫系統才會發展，未來才會更強壯。這一點我是認同的。（可能我小時候也有被操到，現在才壯的跟熊一樣吧？）

好書推薦．誰說人是理性的

這不是一本充滿理論的書，相反的，書上用一堆的實驗實証來打破純理論假設。非常適合對行銷＆消費者行為有興趣的伙伴們閱讀。另外一個可能性是：當您暸解自己可能時常在非理性的狀況下作決策，也許會更增進您未來的決策品質（至少買東西的時候，可能會停下來想一想．．．這個決定．夠理性嗎？）

再訪香港

這一個週末，我們再度前往香港（從台中到香港，比去墾丁快），這次是為了好友 Jeses & Gwen 的小Bady 誕生，去香港探望他們．雖然香港並不算新鮮的地方，但好事情是．．．．這次我們不住飯店，而是住在半山的高級住宅區，這倒是一個新鮮的體驗。

投影片常犯的錯誤

接下來這段影片實在太棒，我忍不住想向大家推薦．影片只有短短的3分55秒鐘，卻實際的呈現出簡報投影片常見的幾個問題，我將整個影片呈現的重點整理一下，並加上Jeff自己的經驗及想法，跟大家一起分享．這些問題，包括：

1.全文貼上，簡報者照念
2.錯字
3.一張簡報太多重點
4.配色太差
5.投影片太多
6.太多圖表數據
7.太多動畫
8.選擇合適的字型

我們一一來分析每個問題點，以及提出 Jeff 的看法：

GUY KAWASAKI：開始的藝術

最近 Jeff 一系列的寫一些簡報的文章，其實是受到 Mr.6 部落格的影響，他每天早上 5:00 起來，固定開始寫一篇至二篇文章，而且是有主題性的寫（大部份是關於網路），我覺得，這對整理自己的思考及理念實在是不錯的方法．因此也有樣學樣，每天也希望自己寫一篇文章（不過我5:00起不來．因為都2點才睡）．主題就先鎖定在簡報技巧這個領域，把一些上課時教的東西，逐步的文字化．因為我覺得國內在談論簡報技巧這個主題時，大部份都集中在投影片PPT的製作，但是真正重要的簡報流程及呈現方式，卻比較少人去提及．所以，就開始寫囉．．．

不過今天這一篇文章，並不是我自己寫的．而是在網路上找資料的過程中，無意去看到的．有一位大陸朋友將 Guy Kawasaki （知名創投家，以下有介紹）的演講打成文字稿，裡面有談到一些創業的想法，以及部份的簡報技巧，還有一些他自己的經驗，我看了之後覺得很認同，而且也花了一點時間找到了原始的影片（英文），您可看到 Guy Kawasaki 的簡報呈現及肢體語言（之後有空我再來分析），且原譯者開放自由轉載，於是就節錄下來供大家參考． 您可先看完這篇資料，再比對影片．當然如果您英文很讚，就直接看影片囉！ (投影片於 4分20秒時出現，譯文也從那邊開始）

簡報及內部講師技巧 個案法

在說明一個專業的論述時，最怕長篇大論，或是理論連連。這些理論也許不困難，但是如果沒有實例的搭配，聽眾在吸收上可以會有障礙，這時個案法就是最好的表達方法之一。我們以一個例子來說明：

簡報時要不要使用動態畫效果呢(或稱動態效果)？我們看到二種極端，一種是全部不用，每次出現一張投影片（不知道要使用，或是懶的使用），但是另一種極端是：用了大量的power point 動畫效果，一會兒文字從右邊飛入，一會兒從下方滾現．．．看的觀眾眼花暸亂。這二種，都是不好的示範。

那投影片該不該使用動態效果呢？答案是應該，但是要適當，而且只要單純的效果就好。

南奔北跑的二天

週三．燁聯鋼鐵演講．主題是[策略管理與藍海策略]，這個主題其實是有點”硬”的，但是如何將這樣的硬主題，講的生動又有趣，還能達到專業傳達的效果，其實對我是一個很大的挑戰。而且參與的人數超過 80 人（人數多，互動效果不好帶），時間安排是下午 1:30 開始（下午的課，學員容易精神不好．特別是專業課程）。其實在演講之前，我是很傷腦筋的．．．。

用 JOOMLA 架BLOG (終於完工）

自從被 Yahoo 部落格垃圾廣告搞到受不了之後，心中起了一個自己架設部落格（Blog）的念頭。於是又開始了一段辛苦的學習之旅。

一開始是想用 joomla的（因為 jeff 最熟悉），但是弄了幾個 joomla 上的部落格套件（mojo、IdoBlog、myJspace、My Blog），不是中文會相衝，就是作起來很奇怪，不然就是操作不方便（我不喜歡 yahoo部落格，但是它還操作還蠻簡單方便的），因此打算另外找軟體。